Источник: ИА Гарант

Как определяются сроки хранения документов в организации, в том числе для целей исчисления налогов? В Перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, например, в статьях 276, 277, 321, 559 есть примечание - "при условии проведения проверки". Правильно ли, что несмотря на то, что срок хранения документов истек, но налоговой проверки по этому периоду не было, необходимо продолжать хранить эти документы?

Согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. При этом названные сроки определены Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Для целей налогообложения исходя из разъяснений Минфина России (письма от 19.06.2017 N 03-07-11/45829, от 30.03.2012 N 03-11-11/104) течение пятилетнего срока, установленного подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ начинается не с момента оформления документа (или, к примеру, его поступления в организацию), а после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для:

  • составления налоговой отчетности;

  • начисления и уплаты налога;

  • подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Разъясняя сроки хранения документов, подтверждающих расходы в виде сумм амортизации, Минфин России указывает: в целях исчисления и уплаты налога на прибыль, налогоплательщик обязан обеспечить сохранность документов, подтверждающих фактически осуществленные расходы на приобретение основного средства, его сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, в течение пяти лет с момента завершения начисления амортизации по этому основному средству (см., например, письмо Минфина России от 13.09.2023 N 03-03-06/1/87507).

Суды со ссылкой на письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829 указывают, что течение срока хранения документов начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (см., например, постановление Двадцатого ААС от 06.02.2023 N 20АП-6653/22 по делу N А54-1480/2022, Шестого ААС от 14.10.2020 N 06АП-4615/20 по делу N А73-5624/2020, решение АС Ставропольского края от 11.07.2024 по делу N А63-13073/2021).

В решении АС Челябинской области от 09.02.2021 по делу N А76-21751/2020 сделан вывод, что срок, в течение которого установлена обязанность хранить документы, начинает течь с даты, когда закончился налоговый период, в котором документ использовался по назначению в последний раз. Смотрите также решение АС Мурманской области от 28.6.2024 по делу N А42-4387/2023, постановление АС Северо-Западного округа от 01.12.2020 N Ф07-13231/20 по делу N А56-4468/2020.

Важно, что в целях исчисления срока хранения документов не имеет значение, проводилась налоговая проверка или нет. Так, применительно к ситуации использования организацией права на перенос убытков (в соответствии со ст. 283 НК РФ), Минфин России сообщает: у налогоплательщика возникает обязанность хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, вне зависимости от проведенных за периоды получения убытков выездных налоговых проверок (письма Минфина России от 27.12.2024 N 03-03-06/2/132584, от 25.03.2024 N 03-03-06/2/26403 и др.). Т.е. хранить документы нужно еще пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) после завершения переноса убытков.

В постановлении АС Западно-Сибирского округа от 25.04.2022 N Ф04-5532/2020 по делу N А81-7984/2019 (в передаче дела на пересмотр отказано Определением Верховного Суда РФ от 24.08.2022 N 304-ЭС21-5922) отмечено: результаты ранее проведенных выездных налоговых проверок за предыдущие налоговые периоды не исключают обязанность налогоплательщика по документальному обоснованию суммы убытка, заявленного в проверяемом периоде.

В Методических рекомендациях по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации (ФНС России, сентябрь 2024 г.) в разделе 7.2 Нормативная база указано, в частности, следующее.

"Как считать срок хранения:

- В письме Минфина России от 19 июля 2017 г. N 03-07-11/45829 разъяснено, что окончанием делопроизводства считается год, в течение которого компания в последний раз использовала счет-фактуру при расчете налога и для составления любой отчетности.

Начало срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором закончен документооборот.

Например, счет-фактура выставлен, записан в книгу продаж и по ней уплатили налог в I квартале 2023 года, срок хранения начинается с 1 января 2024 г. по 31 декабря 2028 года".

Таким образом, отсчет пятилетнего срока хранения документов, установленного подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для целей, связанных с исчислением налогов, независимо от проведения (непроведения) выездной налоговой проверки за соответствующий год.

Возможно, Вам будут полезны следующие материалы:

- Вопрос: Срок хранения документов при подаче уточненной декларации (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2024 г.);

- Вопрос: Определение срока хранения документов и организация процесса документирования при направлении документов, не подлежащих хранению, на переработку (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2023 г.);

- Вопрос: Срок хранения первичных документов для целей налогового учёта, если ТМЦ приобретены давно, а их стоимость признается в расходах сейчас (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2021 г.);

- Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности;

- Энциклопедия решений. Хранение документов и отчетности по налогам и страховым взносам;

- Энциклопедия решений. Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей;

- Энциклопедия решений. Перенос убытков на будущее при исчислении налога на прибыль;

- Энциклопедия решений. Учет погашения убытка;

- Энциклопедия решений. Документы, подтверждающие убытки, в целях переноса налоговых убытков на будущее.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кошкина Татьяна

Ответ прошел контроль качества

22 сентября 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.